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一张图读懂风靡全球的时间管理系统

2018-07-11 12:06 来源:网络 作者:网络

这篇文章将用一张图,让你了解风靡全球的GTD时间管理术,给你的大脑植入一个高效处理事务的操作系统。

对于职场人而言,掌握时间管理极其重要。不管是职场新人还是职场老鸟,对待时间的方式将影响你的未来!

我们可以在网上找到很多关于时间管理的技巧,适当地利用这些技巧能一定程度上提高我们的做事效率。

但另一方面,如果只是了解一些零星技巧,还是远远不够的。你需要的是一个完整的时间管理系统。一旦这个系统搭建起来,你做任何工作的时候都将变得更加高效!

时间管理

GTD最先是由美国的时间管理大师戴维·艾伦提出,现在已经有千千万万的职场人在践行它。今天看了《小强升职记》,这本书号称是“GTD的本土化秘籍”,非常符合中国的职场环境。

GTD有5个关键步骤,分别是:收集→处理→组织→执行→回顾。下面就用1张GTD工作流的图片带大家了解一下GTD是怎么回事。

时间管理

步骤一:收集

GTD的第一步是收集。把你所有的工作和想法全部从脑子里转移到“工作篮”中,这一步的目的是清空你的大脑,驱逐焦虑感,提升专注力。

工作篮可以是一个本子,录音笔或者TO do list等时间管理软件,它的作用是记录你所有的工作项。每出现一项新工作,都要第一时间收集到工作篮里面。

我习惯用本子充当“工作篮”,你可以根据自己的情况选择最适合的收集工具。不过建议收集工具越少越好,而且最好要用的时候5秒内就能拿到手上。

时间管理

步骤二:处理

收集完所有的工作项以后,你需要从上到下对每一项工作进行逐项处理。处理的目的是对工作篮中的工作进行分类。具体的做法是:

①根据“是否需要行动”将事情分为需要执行的和不需要执行的2大类;

②不需要执行的工作有3种:跟自己的工作没有关系的垃圾、将来某时会做或将来也许会做的事、参考资料;

③需要执行的事情根据“是否能2分钟内完成”分类。能2分钟内完成的请立即完成,做完再处理下一项;

④不能2分钟内完成的,分3种:可以委托他人的、需要特定时间点执行的、需要尽快执行的。

时间管理

步骤三:组织

值得注意的是,在做“处理”的时候,判断的过程是在脑子里发生的,不用特意写到本子上面。

当你在“处理”这个步骤做完判断,可以2分钟内搞定的事情,你应该立即完成。对于不能立即执行的,你要把它们分别放到“待办清单”、“项目清单”和“将来某时/也许”3个清单中。将工作篮中的工作项判断后,分发到这3个清单过程就叫“组织”。

在GTD的方法中,工作篮(收集篮)和上述的3个清单,并称为“3+1”清单系统。

时间管理

步骤四:执行

当你列好“3+1”清单系统的时候,就可以开始执行了。

那么应该如何安排执行的顺序呢?作者建议可以从重要性、环境、时间和精力4个方面考虑。

从重要性方面考虑,你可以根据“四象限法则”将3个清单中的事情进行轻重缓急的排序;

从环境方面考虑,当你在通勤车上,身边没有电脑,无法撰写报告,这是可以执行“给某某回电话”这种类型的工作;

从时间方面考虑,可以合理利用碎片时间完成一些小微事务;

从精力方面考虑,在你精力最好的时候做最重要的事情。

时间管理

步骤五:回顾

你需要定期回顾你的工作完成情况,这样能让你拥有全局视角,从而更好地管理自己的行动和时间。此外,回顾是一个反馈机制,通过回顾形成一个闭环,可以让你不断优化、修正自己的工作方向和方法。

你需要对第三步骤中形成的3个清单,逐个进行回顾:

①回顾“将来某时/也许”清单主要是审视是否有工作可以现在执行。例如3个月前你将“去桂林旅游”加入“将来某时/也许”清单,而现在刚好你有假期。那么你可以把这件事情提上日程了,所以它可以被放到“代办事项”或者“项目清单”中。

②回顾“代办事项”清单主要是看工作完成情况如何、下一步做什么。

③回顾“项目”清单主要是看项目的进度是否异常、是否需要调整、下一步计划是什么。

“回顾”这个动作是必不可少的,它让你跳出了工作本身来审视工作。

时间管理

以上就是关于GTD时间管理系统的分享。你可以把GTD的工作流图片打印后贴在办公桌上。把这个做事的流程复刻到自己的大脑后,即使遇到紧急、繁多的事务,也能从容应对。

《小强升职记》是一本讲时间管理的故事书,也是一本职场新人的成长指导手册,除了GTD,书中还有大量好用的技巧和经验,裂墙推荐给职场新人和时间管理小白。

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